Fungsi Surat

Surat sebagai sarana komunikasi tulis mempunyai kelebihan jika dibandingkan dengan komunikasi lisan. Kelebihan surat tersebut dapat dilihat melalui fungsi surat dalam kehidupan. Semi (1989:204) mengkemukakan lima fungsi surat seperti berikut ini.

1. Surat sebagai pengganti diri atau sebagai "duta" organisasi atau jawatan, yang dipandang sebagai pencerminan watak, kepribadian, kebijaksanaan, serta kondisi intern suatu organisasi.
2. Surat sebagai bukti tertulis, yang dapat dipergunakan sebagai pegangan, minsalnya surat-surat perjanjian, surat kuasa. 
3. Surat sebagai pedoman kerja, minsalnya surat keputusan, intruksi, surat perjanjian kerja.
4. Surat sebagai sumber data, alat pengigat, atau berpikir, seperti surat resmi yang diarsipkan.
5. Surat sebagai bukti sejarah, minsalnya surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber untuk mengetahui perkembangan organisasi atau jawatan masa lampau. 

  Secara lebih khusus, dapat pula dijelaskan fungsi surat (surat resmi). Saudara dkk. (1992:3) dan pusat pembinaan dan Pengembangan Bahasa (1994:3) menyatakan bahwa surat mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut.

1. Surat sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Surat sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan sesuatu instansi.
4. Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat intruksi.
5. Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan pembacanya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

 Jika dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat memiliki kelebihan. Kelebihan surat adalah seperti berikut ini.

1. Surat dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat menyampaikan maksut sejelas-jelasnya.
2. Pembaca surat dapat membacanya berulang-ulang apabila dianggap belum mengetahui betul isinya.
3. Biaya surat-menyurat relatif lebih murah jika dibandingkan biaya telepon atau telegraf.

 Dengan demikian, fungsi dan kelebihan surat yang dijelaskan diatas akan lebih bermakna apabila surat yang ditulis atau dikeluarkan itu merupakan surat yang ditulis dirancang dengan baik.